開會(huì)請先開機(jī)！ 面對面會(huì)議VS視頻會(huì)議

【中國數(shù)字視聽網(wǎng)訊】開會(huì)的第一件事情就是關(guān)手機(jī)。這是禮貌，也是紀(jì)律。但是，有了視頻會(huì)議系統(tǒng)，開會(huì)前第一個(gè)規(guī)定動(dòng)作就成了開機(jī)。

此機(jī)非彼機(jī)。開會(huì)前關(guān)手機(jī)是要求，而開會(huì)前開計(jì)算機(jī)是工具。開了計(jì)算機(jī)，大家就能坐在屏幕前開視頻會(huì)議啦。

面對面會(huì)議VS 視頻會(huì)議

服裝界第一梯隊(duì)的A集團(tuán)和B集團(tuán)是緊咬著的兩個(gè)競爭對手。這不，金秋剛剛來臨，兩家集團(tuán)就都準(zhǔn)備召開省級分公司經(jīng)理會(huì)議，探討冬裝的運(yùn)輸調(diào)度和市場營銷工作。不同的是，兩個(gè)對手召開會(huì)議的形式也不盡相同。A集團(tuán)把會(huì)議地點(diǎn)選在美麗的海濱城市大連——順便放松一下，休整隊(duì)伍。B集團(tuán)的會(huì)議地點(diǎn)選在總部深圳，但各個(gè)分公司的經(jīng)理不需要出差到深圳，而是在本地通過視頻會(huì)議系統(tǒng)開會(huì)。

A集團(tuán)的開會(huì)流程是這樣的：總裁辦公室以及生產(chǎn)管理部、市場部、物流部于兩個(gè)星期前下發(fā)會(huì)議通知，要求各個(gè)分公司與會(huì)人員準(zhǔn)備開會(huì)材料，各地分公司的商務(wù)人員提前五天定好機(jī)票。會(huì)議所花去的工作時(shí)間為：兩天開會(huì)、一天往返、一天游玩，共四個(gè)工作日。差旅和食宿費(fèi)平均每個(gè)人為4000元，以每個(gè)分公司兩個(gè)人計(jì)，全國設(shè)立的30個(gè)分公司加起來共發(fā)生費(fèi)用24萬元。

B集團(tuán)的流程如下：集團(tuán)總部和各個(gè)分公司前期已經(jīng)花費(fèi)16萬元用于購置遠(yuǎn)程視頻會(huì)議系統(tǒng)。各地開會(huì)人員不須出差，幾乎沒有發(fā)生可變費(fèi)用。開會(huì)兩個(gè)工作日，效率是A集團(tuán)的兩倍。在會(huì)議進(jìn)行的幾天中，B集團(tuán)各地分公司并行處理很多日常事務(wù)，工作向前推進(jìn)進(jìn)度較快。

比較而言，從發(fā)生的成本來看，B集團(tuán)由于購置了遠(yuǎn)程視頻會(huì)議系統(tǒng)，長期攤銷成本將更低;從效率來看，B集團(tuán)的效率比A集團(tuán)提高了兩倍。從長遠(yuǎn)來看，如果A集團(tuán)繼續(xù)采用現(xiàn)場會(huì)議的形式，成本將繼續(xù)保持高速增加態(tài)勢。

可以說，視頻會(huì)議正在越來越多地獲取人們的認(rèn)可，科技的進(jìn)步也使得視頻會(huì)議越來越接近于現(xiàn)場會(huì)議所取得的效果。

對于大型集團(tuán)公司來說，視頻會(huì)議帶來的最直觀的好處就是差旅成本的節(jié)約，尤其是分公司較多、地理位置分布比較廣的公司。另外，快速召開會(huì)議，意味著更快的決策和更快的市場反應(yīng)。