【中國數(shù)字視聽網(wǎng)訊】無紙化會議不但省時省力，還更環(huán)保。而傳統(tǒng)的會議必然帶來會山文海的困擾。一場重要的政府會議下來，紙質(zhì)材料多則幾百上千頁，少則幾十頁，籌備一場大型會議光印刷和耗材費用就要數(shù)萬元，而這些材料的準(zhǔn)備、裝訂和分發(fā)更是費時費力，還需要專門的會務(wù)組去承擔(dān)這項職能，增加人力成本。

經(jīng)濟型無紙化會議：公信DCS-2021

無紙化會議的好處不言而喻，而當(dāng)下市場上的無紙化產(chǎn)品節(jié)省了印刷和會務(wù)方面的成本的同時，卻增加了會議設(shè)備的一次性投入，一臺自帶大屏幕觸摸屏的無紙化會議終端價格不菲。如何降低無紙化會議設(shè)備的成本，使之真正經(jīng)濟適用才是值得我們?nèi)ヌ接憽?/p>

目前，在無紙化會議系統(tǒng)領(lǐng)域中，按形式可以分為三大類型：

1、固定型無紙化會議產(chǎn)品：其操作終端固定在會議桌上，以大型觸摸屏為載體，通過安裝操作軟件實現(xiàn)無紙化功能，有升降、嵌入、折疊等形式。

大型觸摸屏為載體

2、終端型無紙化會議產(chǎn)品：通過在會議終端上配置觸摸屏，利用自主研發(fā)的操作平臺實現(xiàn)無紙化會議。

在會議終端上配置觸摸屏

3、經(jīng)濟型無紙化會議產(chǎn)品：利用市面上的平板電腦或智能手機為操作終端，配合廠家開發(fā)的會議終端產(chǎn)品，以此達到無紙化會議的建立。

利用市面上的平板電腦或智能手機為操作終端 公信DCS-2021

面對類型多樣，卻千差萬別的無紙化會議產(chǎn)品，我們的項目采購商必然會覺得一下子無從下手，對于一個公司或單位機構(gòu)來說，采購任何一套會議產(chǎn)品，都會考慮以下眾多的因素，如：工程造價、品牌、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品功能、產(chǎn)品售后、用戶體驗等。而成本投入必然是影響一個采購項目的重要條件。下面將從成本投入的角度來分析它們的優(yōu)缺點：

一、操作平臺的建設(shè)成本

不同的廠家有著截然不同的差別，這里就不對此做比較。

二、會議室相關(guān)設(shè)備配套成本（無紙化會議產(chǎn)品）

固定型節(jié)約指數(shù)：★☆☆☆☆

終端型節(jié)約指數(shù)：★★★★☆

經(jīng)濟型節(jié)約指數(shù)：★★★★☆

從會議室裝修配套成本來看，固定型無疑是造價最高昂的，其終端設(shè)備多為大型觸摸屏，為了不破壞會議室的整體性，制造商常以升降或嵌入的形式來配置這一類別的產(chǎn)品，且多為有線設(shè)備，這就使得會議場所配套的會議桌必須根據(jù)產(chǎn)品的尺寸外觀來訂制改造。一個工程下來大大小小的辦公設(shè)備購置、會議網(wǎng)絡(luò)的搭建、會議產(chǎn)品購買，讓整個工程價格提高不少。同時由于終端設(shè)備體積巨大，使得會議室單位面積內(nèi)能容納的開會人數(shù)減少，降低了會場單位面積的利用率。

而經(jīng)濟型和終端型在會議室改造成本上突顯其靈活性。只要簡單的調(diào)整，搭建起會議終端，即可以把整套設(shè)備連接起來使用。

三、終端設(shè)備成本（無紙化會議產(chǎn)品）

固定型節(jié)約指數(shù)：★★★★☆

終端型節(jié)約指數(shù)：★★☆☆☆

經(jīng)濟型節(jié)約指數(shù)：★★★★★

在終端設(shè)備的配置上，由于固定型采用的是大型的觸摸屏顯示設(shè)備，其技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)成熟，供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)完善，在眾多的電子商務(wù)平臺都能查詢，價格透明。而終端型由于把觸摸屏集成到了會議終端上，成為了制造商進行捆綁式銷售的途徑，用戶缺少自由選購的空間。而經(jīng)濟型在這一層面上擁有其先天優(yōu)勢，只要購置相對實惠的會議終端，即可使用討論、同傳、攝像聯(lián)動等基本功能，且無需軟件支持。而功能的擴展只需要使用市面上任何的移動智能設(shè)備（智能手機/平板電腦）下載廠家所提供的免費APP即可實現(xiàn)會議表決、會議簽到、會議議程查詢、會議文件查詢等功能。

四、升級改造成本（無紙化會議產(chǎn)品）

固定型節(jié)約指數(shù)：★★★☆☆

終端型節(jié)約指數(shù)：★☆☆☆☆

經(jīng)濟型節(jié)約指數(shù)：★★★★★

由于觸摸屏的技術(shù)和尺寸隨著時間的推移，原有的技術(shù)和屏幕的尺寸可能不合時宜，而采購會議設(shè)備時想一步到位的話，則一次性投入的成本可能超出預(yù)算，固定型和終端型在這方面缺點明顯，目前可選擇的屏幕尺寸有限，而后期要升級觸摸屏?xí)r則必須整個終端更換，改造成本高昂。而經(jīng)濟型在預(yù)算有限的情況下，可以先配置較實惠的Pad，后期升級比較靈活，只要更換pad（或智能手機）就可以實現(xiàn)配置和屏幕尺寸的升級。

觸摸屏

五、會務(wù)人力成本（無紙化會議產(chǎn)品）

固定型節(jié)約指數(shù)：★★☆☆☆

終端型節(jié)約指數(shù)：★★☆☆☆

經(jīng)濟型節(jié)約指數(shù)：★★★★★

由于固定型和終端型不具備可移動的靈活性，與會人員要是會后翻查會議文件，需要與會人員自備的移動存儲器來拷貝或通過會務(wù)人員在會后通過郵件、第三方軟件等形式來發(fā)放會議文件，不但增加了會務(wù)人員的工作量，還會對與會者造成諸多不便。然而經(jīng)濟型在這一層面上就能充分的發(fā)揮了其可移動的優(yōu)勢，會務(wù)人員只要通過無線網(wǎng)絡(luò)根據(jù)會議的需求對相關(guān)人員發(fā)送會議文件，與會人員即可在會后隨時隨地通過手中的移動產(chǎn)品翻查。

人性化的產(chǎn)品更適合現(xiàn)代會議的需求

固定型和終端型無紙化會議產(chǎn)品與會議桌位置相對固定，不能輕易移動,操作受限，與會者只要稍微遠離會議桌即有可能看不清楚觸摸屏上的會議信息。而經(jīng)濟型無紙化會議產(chǎn)品由于采用的是智能終端產(chǎn)品（智能手機/平板電腦）與會議終端產(chǎn)品相結(jié)合的形式構(gòu)建整套系統(tǒng)，與會者可以通過無線網(wǎng)絡(luò)自由操作，不再局限于設(shè)備因素，有效提高會議效率。當(dāng)會議召開的頻率較低時，高昂設(shè)備的使用價值沒有得到充分的發(fā)揮；而經(jīng)濟型配套的pad除了在會議開會時作為無紙化會議擴展應(yīng)用之外，在不召開會議的時候， pad還可以拿出會議室作為其他用途使用，讓設(shè)備價值最大化。更為人性化的設(shè)計理念才是現(xiàn)代會議所真正需要的。

（編輯：石頭）