【中國數字視聽網訊】有很多東西在學校里是學不到的，電話會議能夠給我們帶來直覺上的體驗，但是不夠高效。盡管不斷有創新，企業員工還是經常使用移動電話，遠程電話，甚至傳統的桌面電話。

進入和管理電話會議的方式改變很少，至少和其他業務進程和技術相比是這樣。而且，電話會議沒有在人們十大偏愛活動的列表之中。

有一些方法可以讓電話會議更高效，下面是一些值得考慮的提示：

合理安排

你任何時候想進行電話會議，就接入到服務中。不過，接口間有所不同，所以最好用你自己喜歡的。

現在有很多電話會議服務，只要你使用一個預置關聯的號碼發起會議，就能知道誰正在接入并把他們加入到電話會議中。

筆者推薦支持高清音頻的服務。大部分UC系統的內部電話支持高清。因為高清不可能通過PSTN，所以PSTN這個選擇不能支持外部用戶。兩個最簡單的服務或設備是支持SIP URI或WebRTC電話。不是每個人都需要高清，但更多的是提高總體質量。另外一個選擇是使用Web服務。

管理電話會議

每個會議，無論大小，由強有力的領導力來提高。這個領導負責設置和管理對目標和時間限制的日程。

呼叫規矩也應該由領導者來控制，如果不是這樣，領導者應該清楚地委托這個責任。環境中有噪音是最壞的，尤其是噪音產生者沒有意識到自己在制造噪音。噪音引起分心是無法忍受的。要么靜音要么掛掉電話。有一些新的服務甚至允許會議主持者在一定距離內讓噪音制造者靜音。

人們在電話會議中有一種傾向，打斷或簡單地互相交流。再次強調，一個強大的會議主持者能夠控制這一切。

最后是時間管理。太多電話長時間運行或計劃時間太長。當然，某些大的組織不可避免這種情況。但是，從實際上來說，一個群體能多長時間專注在電話會議上，或者多長時間的電話會議最高效呢？

有一個屏幕分享會很有用，可以吸引或保持與會者的注意力，但只有在非常容易進入和使用的情況下有用。大部分企業服務提供了這項功能，但是直覺上會有不同。

發起呼叫

領導者應該盡快分配會議提示(預留出15分鐘做這些事情)，應該包括任何的關鍵決定，并列出需要做的事情和截止的時間。

分發和分享信息已經變得非常容易。像SkyDrive，Google Drive和Dropbox，這些服務非常優秀，能夠進行簡單地分享，甚至進行協作。這對于正在進行或日常安排的會議，尤為方便。

音頻會議不會消失。由于勞動力的日益分散，會議變得越來越普遍。在某些情況下，視頻，音頻的使用者也在上升。如果能夠恰當地管理，音頻會議可以帶來巨大的生產力收益。

（編輯：小M）